Tekst logo luidt "DE Publieke Partner" in vette letters, geflankeerd door horizontale lijnen boven en onder.

Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement

Data, Gelderland, Gemeente Ede, IAM, ICT, ICT en Automatisering, Informatiebeheer, Informatievoorziening
Logo met een gestileerde witte figuur van Hermes met een caduceus, tegen een blauwe achtergrond, bedekt met de kleine letters "ede.

Aanvraagnummer: 1346
Organisatie: Gemeente Ede
Locatie: Gemeente Ede
Uren per week: 32-36
Tarief: €80 - €110 per uur
Regio: Gelderland
Startdatum: 01-06-2024
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 21-05-2024 23:59

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Deel deze opdracht
  

Opdracht omschrijving

Als Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement vervul je een cruciale rol als verbindende schakel tussen tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie gericht op de beheersbaarheid van informatie. Je bent de gesprekspartner in de samenwerking met proceseigenaren, ICT adviseurs en applicatiebeheerders. Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het beleid op het gebied van informatie- en recordmanagement, waarbij je relevante wetgeving vertaalt in praktisch uitvoerbare uitvoeringskaders en beleid voor de organisatie met oog voor de concernkaders op het gebied van informatisering en haalbare ambities.

Je gaat aan de slag met het ontwikkelen van een toekomstgerichte visie op informatiebeheer op strategisch niveau en zorgt vervolgens dat de resultaten worden bereikt. Je kan meekomen op het snelgroeiende en ook sterk verbreedde juridische terrein in relatie tot de Archiefwet waarop informatiebeheer zich bevindt. Je ondersteunt en adviseert over het organiseren en verbeteren van informatiebeheer en geeft invulling aan het strategische beleid en kwaliteitsmanagement voor informatie- en recordmanagement van de gemeente. Zo ondersteun en adviseer je het management over diverse scenario's voor effectief informatiemanagement en zorgt zelf voor de implementatie hiervan, in nauwe samenwerking en afstemming met jouw collega's en andere organisatieonderdelen. Dit alles met als doel een transparante informatiehuishouding te realiseren en bij te dragen aan een open overheid in de gemeente Ede. Met jouw expertise en inzet draag je bij aan een efficiënte en transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Zo geef je gemeente Ede nóg meer smaak. En daar ben je trots op, want je draagt echt iets bij aan onze hele gemeente met meer dan 120.000 inwoners.

Verantwoordelijkheden

Voor 32-36 uur per week ben je als doelgerichte Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement verantwoordelijk voor:

  • het adviseren over beheervraagstukken op het terrein van de informatiehuishouding van de gemeente Ede, waarbij je richtlijnen opstelt en advies geeft om de toegankelijkheid en kwaliteit van informatie te waarborgen. Met jouw inzicht pas je archiving by design toe waar nodig;
    • het analyseren van problemen, signaleren van risico's en kansen en doet waar nodig verbetervoorstellen; het beoordelen van de status van de informatiehuishouding, advies geven aan decentrale eenheden voor informatie- en recordmanagement; ontwikkelen van een educatief programma voor voortdurende professionalisering op het gebied van informatie- en recordmanagement; de implementatie van beleids- en beheersinstrumenten, kaders en programma’s ter optimalisering van organisatiesturing en bedrijfsvoering; het vertalen van relevante ontwikkelingen en wetgeving naar (beleids)voorstellen en uitvoering, daarbij hoort ook het ontwikkelen en formuleren van beleid en het adviseren over beleidsvraagstukken en processen; zorgdragen voor de doorontwikkeling van het recordmanagement; het aanspreekpunt/vraagbaak voor de recordmanager, zodat hij/zij geholpen wordt met de ingewikkelde vraagstukken; het ontwikkelen van informatiebeheerplannen (IBP) voor elke afdeling, waarbij een cyclus van voortdurende verbetering wordt toegepast; het coördineren van de inhoudelijke werkzaamheden van de recordmanagers en inhoudelijke aan- en bijsturing; de inrichting en uitvoering van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. Denk o.a. aan het opstellen, optimaliseren en actueel houden van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen. Daarbij hoort ook het waarborgen van de kwaliteit van informatiebeheer; het actief meewerken aan het beschrijven van processen, procedures en rollen binnen de archiefdienst, inclusief het definiëren en implementeren van rollen zoals metadata-, service-, product- en toepassingsbeheerder. Deze rollen zijn essentieel voor het vervangingsproces en de inrichting/uitvoering van de digitale beheeromgeving; deelname aan projecten en organisatie brede programma's, waaronder het programma Wet open overheid; het inrichten van een beheeromgeving voor duurzaam toegankelijk en geordend bewaren van informatie.

    Beschikbaarheid

    De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 juni 2024 tot en met 31 december 2024 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

    Overige eisen

    U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
    Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline. Of een afgeronde HBO opleiding aangevuld met relevante leergangen op dit gebied.
    Ervaring als recordmanager en/of adviseur informatiebeheer, waarbij je diepgaande kennis hebt van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving. Bij voorkeur heb je ervaring opgedaan binnen een gemeente of rijksoverheid.
    Kennis van het werken met Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).
    Ervaring met projectmatig werken binnen informatiebeheer of -management, documentaire informatievoorziening, archivering of vergelijkbare domeinen.
    Ervaring in het opstellen van beleidsdocumenten en het bieden van strategisch advies.

    Gunningscriteria

    Sorteer op kwaliteit (dan prijs)

    Top

    Op basis van de beste kwaliteit-prijsverhouding (BKPV) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.

    De BKPV komt als volgt tot stand:

    prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100 , maar nooit lager dan 0
    kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
    totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )

    Gunningscriteria Kwaliteit

    30 %
    Ervaring als recordmanager en/of adviseur informatiebeheer, waarbij je diepgaande kennis hebt van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving. Bij voorkeur heb je ervaring opgedaan binnen een gemeente of rijksoverheid.
    25 %
    Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline. Of een afgeronde HBO opleiding aangevuld met relevante leergangen op dit gebied.
    15 %
    Kennis van het werken met Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).
    15 %
    Ervaring met projectmatig werken binnen informatiebeheer of -management, documentaire informatievoorziening, archivering of vergelijkbare domeinen.
    15 %
    Ervaring in het opstellen van beleidsdocumenten en het bieden van strategisch advies.

    Gunningscriterium Prijs

    Minimaal: € 80,00
    Maximaal: € 110,00
    Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

    Competenties te toetsen in interviewfase

    Je bent het best te beschrijven als proactief en een verbinder. En om het af te maken ben je doelgericht en analytisch sterk.

    In jouw rol vervul je een actieve rol als verbindende schakel tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie. Je blinkt uit in het overbruggen van de kloof tussen beleid en uitvoering, waarbij je complexe vraagstukken vanuit verschillende perspectieven benadert en draagvlak creëert voor je visies. Je neemt het voortouw bij het ontwikkelen van beleid en weet relevante wetgeving te vertalen naar praktische uitvoering. Je fungeert als verbindende factor tussen verschillende afdelingen en niveaus binnen de organisatie en zorgt voor een nauwe samenwerking met collega's en andere organisatieonderdelen. Je weet problemen goed te analyseren, risico's en kansen te signaleren en doet waar nodig verbetervoorstellen. Bovenal ben je een pragmatische doener die voldoening haalt uit het behalen van concrete resultaten. Zo heb je een duidelijk doel voor ogen: het realiseren van een transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Kortom, een echte inspiratiebron als Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement.

    Interviewfase

    Uitsluitend de Externen die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview.

    Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal de score op (sub)gunningcriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

    Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.

    Indien ook in dat geval meer dan drie Externen in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen alle betrokken Externen worden uitgenodigd voor een interview.

    De interviews zullen plaatsvinden op d insdagmiddag 28 mei 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.

    Gerelateerde opdrachten