Recordbeheerder - Freelance Opdrachten

Aanvraagnummer: 1342
Organisatie: Gemeente Achtkarspelen & Tytsjerksteradiel
Locatie: gemeenten Achtkarspelen & Tytsjerksteradiel
Uren per week: 20 - 32 uur per week
Tarief: Geen maximum
Regio: Friesland
Startdatum: 01-06-2024
Optie tot verlenging: 4 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 22-05-2024 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Deel deze opdracht

Opdracht omschrijving

Net als andere gemeenten staat de werkmaatschappij 8KTD (Achtkarspelen/Tytsjerksteradiel) de komende jaren voor grote uitdagingen. Dit wordt versterkt door de voorgenomen ontvlechting van de werkmaatschappij. Deze ontvlechting zal leiden tot twee zelfstandige gemeenten.

Dat maakt het extra belangrijk dat ons archief toegankelijk en op orde is. Afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) heeft een belangrijke ondersteunende rol bij de optimale bedrijfsvoering van onze gemeenten en dienstverlening aan de inwoners en de organisaties binnen onze gemeenten. De recordbeheerder levert actief een bijdrage aan het optimaliseren van het analoge en digitale archief aan de hand van zaakgericht werken.

Verantwoordelijkheden

De recordbeheerder draagt zorg voor het kwalitatief op peil houden en het verbeteren van de informatiehuishouding. En ondersteunt de organisatie bij de verdere invoering van zaakgericht werken. Daarnaast beheert de recordbeheerder informatie en adviseert collega’s over het vormen van digitale dossiers.

De volgende taken horen ook tot de verantwoordelijkheden van de recordmanager:

Ondersteunen van gebruikers bij het zaakgericht werken in het zaaksysteem;

Analoge en digitale dossiervorming; Controle op kwaliteit van gevormde zaken; Beantwoording dossiervragen vanuit de organisatie; Overbrenging van zaakdossiers naar het semi-statisch archief; Rappellering van zaken die dreigen de afhandeltermijn te overschrijden;

Zorgen voor de voortzetting van het veranderingstraject van papier naar digitale archivering;

Verzorgen van de inkomende- en uitgaande post;

Actief meedenken over vakinhoudelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie.

Beschikbaarheid

De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 juni 2024 tot en met 31 december 2024 voor 20 - 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De opdracht is voor 20 - 32 uur per week. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid om gedurende de looptijd van de overeenkomst de inzet te verhogen tot maximaal 36 uren per week waarbij het uurtarief ongewijzigd zal blijven, tenzij partijen bij urenuitbreiding een lager uurtarief overeenkomen vanwege de verhoging van de inzet. Een hoger uurtarief is uiteraard niet mogelijk. Deze urenuitbreiding is optioneel, opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. Uitbreiding geschiedt in overleg met opdrachtnemer en wordt indien van toepassing nader schriftelijk vastgelegd. Bij inschrijving dient u uit te gaan van het minimaal aantal uren per week. De functie is in de organisatie op basis van de cao SGO ingeschaald op functieschaal 8. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 28 mei 2024. We vragen hier rekening mee te houden.

Kwaliteit (eisen)

U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.

U voegt een motivatiebrief van de kandidaat van maximaal 2 pagina's A4 toe.

De kandidaat heeft een relevante opleiding afgerond, zoals SOD 1 of LARM

De kandidaat heeft minimaal 3 jaar relevante en recente (<5 jaar) werkervaring in een soortgelijke functie

De kandidaat heeft aantoonbare kennis van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer (blijkt uit cv en/of motivatiebrief)

De kandidaat is in het bezit van een rijbewijs en auto.

In het bezit van een geldige VOG (maximaal 3 maanden oud en relevant voor de functie) ofwel bereid deze aan te vragen.

Prijs (eisen)

Minimaal: € 65,00
Maximaal: € 75,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Gunningscriteria

Sortering

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %

Uitleg gunningscriteria

Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.

De EMVI komt als volgt tot stand:

prijs score = 100 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) * ( 100 / ( hoogste prijs - laagste prijs ) ) )
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )

Gunningscriteria (wensen)

60 %

Mate van werkervaring bij een gemeentelijke organisatie.

40 %

De kandidaat heeft een positieve houding ten opzichte van de Friese taal waarbij passieve beheersing van de Friese taal een pré is.

Het interview

Beschrijving (uitleg)

Als Inschrijver in de top 3 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria. De criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling op de offertes (gunningsbeslissing) worden de resultaten bekendgemaakt in deze applicatie.